Niets zo vervelend als wachten op geld waar je recht op hebt. Een incassobureau kan helpen, vaak tegen lage kosten als er succesvol geïncasseerd wordt. Maar wanneer is het verstandig om een incassobureau in te schakelen? Wanneer je een bureau inschakelt, hangt af van het type klant. Is jouw klant een consument? Dan zijn er wettelijke regels waar je je aan moet houden. Heb je een zakelijke klant? Dan is dit niet het geval en kan je direct een bureau inschakelen als de factuur niet wordt betaald.
Zakelijke klanten
Bij een zakelijke klant kan je direct na het verstrijken van de afgesproken betalingstermijn een advocaat of incassobureau inschakelen. Er zijn geen wettelijke termijnen voor. Ook is het niet nodig om eerst een aanmaning of ingebrekestelling te sturen.
Toch is het raadzaam om eerst zelf contact op te nemen met de klant. Stuur jouw klant bijvoorbeeld eerst een vriendelijke betalingsherinnering. Heeft dat geen effect? Bel dan je debiteur en bespreek samen de kwestie. Als er nog steeds niet is betaald, kan je een laatste aanmaningsbrief sturen. In die brief kondig je aan dat je een incassobureau inschakelt als er niet wordt betaald.
Als deze acties geen effect hebben, kan je het beste zo snel mogelijk een incassobureau inschakelen. Bedrijven zijn vaak bang dat hierdoor de relatie met hun klant kapot gaat. Niets is minder waar. Hieruit blijkt juist dat je een duidelijk en professioneel debiteurenbeleid heeft. Houd er bovendien rekening mee dat hoe langer je wacht met het overdragen van jouw bedrijf, hoe minder waarschijnlijk het is dat jouw factuur met succes wordt geïnd. Als je te lang wacht, loop je zelfs het risico dat je factuur verjaard is.
Incassobureau voor particuliere klanten
Heb je een consument die jouw rekening niet betaalt? Dan gelden er wettelijke regels voordat je jouw vordering ter incasso kunt overdragen. Zo moet je jouw particuliere klant altijd eerst een herinnering sturen. Jouw klant heeft minimaal 14 dagen de tijd om de openstaande factuur te betalen. Dit wordt ook wel de veertiendagenbrief genoemd.
Vanaf welk bedrag?
Je kunt in principe voor elk bedrag een bureau inschakelen. Hiervoor is geen minimumbedrag vastgesteld. Het is belangrijk dat je een afweging maakt tussen de kosten en baten. Als het bedrag dat geïnd moet worden heel laag is, is het de vraag of een incassobureau nuttig is. Dan is het aan jouw of je een incassobureau wilt inschakelen voor je openstaande factuur.
Vaak besluiten bedrijven om toch een bureau in te schakelen, ondanks dat de kosten hoger zijn dan de mogelijke opbrengsten. Voor sommige bedrijven is dit een principekwestie. Of het nu om het geld of de principes draait, een bureau scheelt vaak een hoop gedoe. Zij nemen het innen van het bedrag voor je uit handen, en zorgen ervoor dat de relatie met de klant er niet onder lijdt. Je bent het immers niet zelf die erop hamert dat de factuur betaalt moet worden, dat doet het incassobureau voor je. Dat scheelt zowel tijd als gedoe, en zo behoudt je een goede relatie met de klant.